Archiwizacja dokumentów pracowników
Pracodawca oraz kadra zarządzająca HR muszą mieć stały dostęp do dokumentacji pracowniczej. Kluczowe jest jej profesjonalne przechowywanie.
Rzetelne przechowywanie dokumentów pracowniczych
Każdy pracodawca ma obowiązek przechowywać wszystkie dokumenty dotyczące jego pracowników. Zasady prowadzania i przechowywania dokumentów reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy z dnia 10 grudnia 2018 r. Archiwizacja może odbywać się w formie elektronicznej lub papierowej.
Usługi archiwizacyjne świadczone przez naszą firmę stanowią wsparcie dla wielu biznesów. Znamy cały proces zarządzania dokumentacją, dobrze archiwizujemy akta pracowników zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej. Przechowywanie odbywa się w bezpiecznym, wentylowanym miejscu, w którym utrzymywana jest stała, odpowiednia temperatura.
Dokumenty pracownicze podlegające archiwizacji
Archiwizacja dokumentów pracowniczych obejmuje:
- akta pracownicze,
- dokumentację związaną ze stosunkiem pracy,
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumenty związane z udzielaniem zwolnień od pracy,
- karty wypłaconego wynagrodzenia za pracę.
- dokumenty potwierdzające ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego,
Archiwizacja dokumentów pracowniczych — podstawowe zasady
Jest kilka sposobów na archiwizację dokumentów pracowniczych. W tradycyjnym modelu dokumenty są przechowywane w wersji papierowej. Aktualnie coraz więcej firm korzysta z nowoczesnych sposobów umożliwiających archiwizację cyfrową. Inteligentne archiwa umożliwiają proste przechowywanie dokumentacji i nieograniczony do niej dostęp.
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej to standard w wielu nowocześnie działających firmach. Akta są importowane do systemu elektronicznego, powstają kompletne teczki pracownicze, dostępne w każdym czasie i miejscu. Platformy cyfrowe do archiwizacji oferują szereg możliwości w celu przeszukiwania gromadzonych informacji czy generowania raportów.
Konsekwencje nieprawidłowej archiwizacji
Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej byłych pracowników przez 10 lat. Jeżeli robi się to nieodpowiednio lub w ogóle, trzeba liczyć się z grzywną od 1000 zł do nawet 30 tysięcy złotych.
Pracodawca nie dopełniający obowiązku archiwizacji, skazuje pracownika na:
- brak historii wykonywanych obowiązków,
- brak dostępu do świadectwa pracy,
- brak referencji przy szukaniu nowego zatrudnienia.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów pracowniczych
Dokumentowanie historii stosunku pracy ma ogromne znaczenie dla właściwego zarządzania firmą i gromadzenia informacji o pracownikach. Archiwizacja dokumentów Wrocław daje narzędzia, z których skorzystać może każdy przedsiębiorca. Respektowane są wszystkie zasady ściśle określane przez Kodeks Pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy.
Oferujemy zarówno tradycyjne, jak i elektroniczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Zapewniamy niezastąpione wsparcie dla działu HR w każdej firmie.