Archiwizacja dokumentów księgowych
Profesjonalna archiwizacja dokumentów księgowych zapewnia bezpieczeństwo i profesjonalne przechowywanie.
Rzetelne przechowywanie dokumentów księgowych
Rzetelne przechowywanie dokumentów księgowych jest niezwykle istotne, ze względu na konieczność gromadzenia dowodów potrzebnych do weryfikacji nieścisłości czy podczas kontroli skarbowych. Proces musi odbywać się w sposób profesjonalny i bezpieczny, a nasze archiwum dokłada starań, aby wszystkim dokumentom zapewnić jak najlepsze warunki.
Prowadzimy działalność od lat, dlatego mamy doświadczenie i wiedzę niezbędne do solidnego zabezpieczania dokumentacji księgowej. Mogą nam Państwo zaufać w kwestii archiwizowania, ewidencjonowania, digitalizacji oraz brakowania dokumentów.
Dokumenty księgowe podlegające archiwizacji
Archiwizacja dokumentów księgowych odnosi się do:
- ksiąg podatkowych,
- ewidencji podatkowych,
- rejestrów VAT,
- dowodów księgowych,
- dokumentów inwentaryzacyjnych,
- sprawozdań finansowych,
- deklaracji podatkowych.
Wskazane dokumenty trzeba przechowywać w oryginale. Aktualnie istnieje możliwość gromadzenia części z nich w wersji elektronicznej. Dokumentom księgowym należy zapewnić integralność, czytelność i dostępność, a to wszystko są w stanie zagwarantować najlepsze firmy archiwizacyjne Wrocław, do których grona należymy.
Archiwizacja dokumentów księgowych – podstawowe zasady
Archiwizacja dokumentów Wrocław obejmuje ich uporządkowanie, oznaczenie i składowanie w miejscu, w którym panują odpowiednie warunki. Dokumenty muszą być chronione przed czynnikami zewnętrznymi takimi, jak światło, wilgoć, kurz, zmienne temperatury, gryzonie, ogień, woda. Przede wszystkim istotne są:
- ochrona fizyczna obiektu,
- system antywłamaniowy i przeciwpożarowy,
- monitoring,
- wentylacja,
- sprzęt gaśniczy,
- pomiary wilgotności i temperatury.
Dokumenty należy archiwizować systematycznie, oznaczać je w taki sposób, aby nie było problemów z identyfikacją i szybkim odnalezieniem. Jeżeli możliwa jest cyfrowa archiwizacja Wrocław, należy zastosować odpowiednie zabezpieczenia nośnika danych, w postaci zaawansowanego oprogramowania antywirusowego. Niezbędne jest również tworzenie kopii zapasowych.
Konsekwencje nieprawidłowej archiwizacji
Nieprawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych lub w ogóle zaniechanie takiego procesu, mogą mieć bardzo poważne skutki dla przedsiębiorcy. Ogólnie:
- utraci dowody transakcji oraz rozliczenia podatkowe,
- uniemożliwi przeprowadzenie kontroli podatkowej przez zewnętrzne organy,
- musi liczyć się z grzywną lub karami finansowymi, ze względu na nieprzestrzeganie przepisów podatkowych lub rachunkowych,
- trzeba liczyć się z odpowiedzialnością cywilną lub karami wynikającymi z niedbalstwa.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów
Staranna i profesjonalna archiwizacja dokumentów świadczone przez wewnętrzne podmioty zapewnia bezpieczeństwo dla każdego przedsiębiorcy. Archiwizacja odbywa się zgodnie z zasadami, w ustalonych terminach, a dokumentacja przeterminowana jest brakowana. Ponadto przedsiębiorca w każdej chwili ma szybki dostęp do niezbędnych dokumentów, które są starannie oznakowane. Można uniknąć niepotrzebnych problemów, decydując się na profesjonalne usługi archiwizacyjne.