Dlaczego trzeba brakować dokumenty?
Brakowanie dokumentów to usługa, z której korzystają firmy w celu uporządkowania nagromadzonych w archiwum danych. Proces należy zrealizować zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Czym jest brakowanie dokumentów?
Usługi archiwizacyjne obejmują przechowywanie, brakowanie, ewidencję oraz digitalizację dokumentów. Jeżeli chodzi o brakowanie, jest to nic innego jak niszczenie przeterminowanej, już niepotrzebnej dokumentacji firmowej.
Przegląd dokumentacji firmowej bardzo często jest okazją do wyodrębnienia aktów niearchiwalnych, przeterminowanych oraz zniszczonych, których nie da się już w żaden sposób uratować. Niszczenie odbywa się przy użyciu profesjonalnych narzędzi umożliwiających zrealizowanie całego procesu w sposób bezpieczny i profesjonalny. Brakowanie odbywające się pod kontrolą specjalisty, ma prawidłowy przebieg.
Dlaczego niszczenie zbędnych dokumentów jest tak ważne?
Archiwizacja dokumentów oraz brakowanie to usługi tak samo istotne. Jest kilka sytuacji, w których niezbędne jest niszczenie papierów firmowych:
- utrzymanie stałego porządku w aktach firmowych,
- pozbycie się dokumentów przeterminowanych, których archiwizacja Wrocław nie dotyczy,
- łatwiejsze przeglądanie istotnych dokumentów firmowych, bez natrafiania na dokumentację nieistotną.
Jak firmy archiwizacyjne Wrocław przeprowadzają niszczenie dokumentów?
Przegląd wszystkich dokumentów firmowych to usługi archiwizacyjne, które poprzedzają brakowanie dokumentów. Specjalista zapoznaje się z wszystkimi aktami, a następnie kategoryzuje je, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dba przy tym, aby dokumenty nie trafimy w niepowołane ręce, w celu ograniczenia ryzyka zdradzenia tajemnicy handlowej lub wrażliwych danych personelu.
Efektem brakowania dokumentów jest wyszczególnienie zbiorów dokumentów, które podlegają dalszemu przechowywaniu oraz tych, które należy zniszczyć.
Brakowanie dokumentów – podsumowanie
Wykorzystując usługi archiwizacyjne, takie jak brakowanie dokumentów, można zadbać o porządek w aktach firmowych. Dostęp do dokumentacji jest dzięki temu ułatwiony. Nie ma bałaganu, łatwo można wyszukać najistotniejsze informacje z punktu widzenia funkcjonowania firmy. Archiwizacja dokumentów księgowych właśnie tego wymaga.