Efektywna digitalizacja archiwum
Papierowe archiwum rośnie szybciej, niż się wydaje. Przybywa segregatorów i teczek. Z czasem problemem przestaje być samo miejsce, a zaczyna nim być dostęp. Kłopotliwe staje się znalezienie właściwego dokumentu czy przygotowanie kompletu na kontrolę lub audyt. Właśnie dlatego digitalizacja archiwum jest naturalnym uzupełnieniem takich rozwiązań jak przechowywanie dokumentów papierowych. Nie zawsze jednak trzeba skanować wszystko naraz. W praktyce najczęściej rozważa się dwa modele – skanowanie masowe albo skany wykonywane na żądanie.
Skanowanie masowe
Skanowanie masowe ma sens wtedy, gdy organizacja chce szybko uporządkować archiwum. Jednocześnie uzyskać szeroki, stały dostęp do dokumentów w formie elektronicznej. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie tam, gdzie dokumenty są intensywnie wykorzystywane i krążą między działami.
W modelu masowym najwięcej dzieje się na początku. Konieczne jest przygotowanie akt, ujednolicenie opisu, ustalenie struktury katalogów i indeksów, a następnie sama digitalizacja wraz z kontrolą jakości. Dopiero potem przychodzi największa korzyść. Dokumenty są wyszukiwalne, dostępne szybciej i łatwiejsze w udostępnianiu wewnątrz firmy. Dobrze wdrożona archiwizacja dokumentów w wersji cyfrowej skraca czas dostępu do potrzebnych danych.
Skany na żądanie
Skanowanie na żądanie sprawdza się wtedy, gdy archiwum jest duże, ale faktyczne wykorzystanie dokumentów jest sporadyczne. W wielu firmach znacząca część akt leży na wszelki wypadek. Trzeba je bowiem przechowywać przez określony czas, ale wraca się do nich rzadko. W takim przypadku masowa digitalizacja może być po prostu nieopłacalna.
Model na żądanie polega na tym, że dokumenty fizyczne są bezpiecznie składowane. Natomiast skan wykonuje się dopiero wtedy, gdy pojawia się konkretna potrzeba. To dobre rozwiązanie, gdy firma chce utrzymać koszty pod kontrolą. Jednocześnie zyskać dostęp do dokumentów bez konieczności organizowania transportu teczek. Jest to też częsty wybór w organizacjach, w których archiwum zostało uporządkowane, ale brakuje uzasadnienia, by digitalizować cały zasób.
W praktyce zewnętrzne usługi archiwizacyjne obejmują najczęściej skany na żądanie. Ważne jest tu to, aby zamawianie skanu było proste, a wynik miał stałą jakość oraz jasny sposób indeksowania.
Gdzie digitalizacja archiwum najczęściej daje szybki zwrot?
Wiele firm zaczyna digitalizację od działu finansowego Tam bowiem potrzeba szybkiego dostępu do archiwum jest najbardziej mierzalna. Wystarczy kilka sytuacji związanych z kontrolą lub zamknięciem roku, żeby zrozumieć, ile kosztuje czas ludzi, którzy szukają dokumentów w segregatorach. Archiwizacja dokumentów księgowych w wersji cyfrowej ułatwia przygotowanie zestawów dowodowych, analiz, korekt czy odpowiedzi do urzędów. Ważne jest jednak, aby digitalizację powiązać z sensownym opisem. Skan bez indeksu i metadanych bywa tylko zdjęciem papieru, które nadal trudno znaleźć.
Jeśli dokumenty księgowe są często potrzebne, masowe skanowanie może przynieść największe korzyści. Jeśli wraca się do nich sporadycznie, lepiej sprawdzi się model na żądanie, przy którym większość zasobu pozostaje fizycznie w archiwum. Cyfrowo pojawiają się tylko te pozycje, które realnie pracują.