Obowiązki podatkowe i archiwizacja dokumentów księgowych
Przepisy podatkowe nakładają na przedsiębiorców obowiązek archiwizacja dokumentów księgowych przez odpowiednio długi okres. Zazwyczaj wymagane jest przechowywanie takich materiałów przez co najmniej pięć lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Wynika to z konieczności zapewnienia możliwości kontroli przez organy podatkowe. Brak spełnienia tych warunków grozi dotkliwymi karami finansowymi oraz problemami prawnymi dla przedsiębiorcy, a niekiedy także odpowiedzialnością karną skarbową.
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe
Podstawowy okres, na jaki wymagana jest archiwizacja dokumentów księgowych, wynosi pięć lat. Dokumenty związane ze środkami trwałymi muszą być zachowane przez cały czas amortyzacji oraz przez dodatkowe pięć lat po jej zakończeniu. Pozwala to urzędom podatkowym na sprawdzenie poprawności rozliczeń oraz zgodności z obowiązującymi przepisami.
Archiwizacja dokumentów elektronicznych
Wiele firm wybiera obecnie elektroniczną archiwizacja dokumentów. Przepisy zezwalają na przechowywanie dokumentów w wersji cyfrowej, o ile gwarantują one trwałość, czytelność i bezpieczeństwo. Wszystkie dane muszą być zabezpieczone przed przypadkowym usunięciem oraz dostępem osób nieupoważnionych. Istotne jest również odpowiednie opisanie i uporządkowanie plików.
Usługi archiwizacyjne i przechowywanie poza firmą
Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z profesjonalnych usługi archiwizacyjne. Powierzenie dokumentów firmie zewnętrznej wymaga zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego w ciągu 15 dni od przekazania. Zewnętrzne archiwa zapewniają właściwe warunki, ochronę dokumentów oraz minimalizują ryzyko ich zniszczenia. To wygodne i coraz bardziej popularne rozwiązanie dla firm.
Archiwizacja dokumentacji medycznej i kadrowej
Nie tylko materiały księgowe podlegają archiwizacji. Ważna jest także archiwizacja dokumentacji medycznej oraz akt osobowych. Dokumenty medyczne i kadrowe najczęściej muszą być przechowywane dłużej, nawet przez 50 lat od zakończenia zatrudnienia lub udzielenia świadczenia. Odpowiedzialność za bezpieczne przechowywanie dokumentów jest kluczowa.
Bezpieczna likwidacja dokumentów po okresie archiwizacji
Po upływie okresu, na który przypada archiwizacja dokumentów księgowych, materiały można bezpiecznie zniszczyć. Likwidacja musi odbywać się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Najlepiej skorzystać z firm specjalizujących się w niszczeniu dokumentów. Tylko wtedy mamy pewność, że żadne wrażliwe dane nie trafią w niepowołane ręce.