Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe? Przegląd przepisów
Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, takie jak faktury, deklaracje czy ewidencje, powinny być przechowywane przez ten okres. Przykładowo, dokumentacja dotycząca podatku za 2019 rok powinna być przechowywana do końca 2024 roku. Warto jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach okres ten może ulec wydłużeniu, na przykład w wyniku zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia.
Przechowywanie dokumentów w przypadku straty podatkowej
W sytuacji, gdy podatnik ponosi stratę podatkową, obowiązują te same zasady przechowywania dokumentów, co w przypadku dochodu. Oznacza to, że dokumenty związane z rozliczeniem straty powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego za rok, w którym strata została wykazana. Na przykład, jeśli strata została wykazana w zeznaniu za 2022 rok, dokumenty powinny być przechowywane do końca 2028 roku. Jest to istotne, ponieważ organy podatkowe mogą w tym czasie przeprowadzić kontrolę w celu weryfikacji zasadności rozliczenia straty.
Dokumenty związane z amortyzacją środków trwałych
Dokumenty firmowe dotyczące środków trwałych, które są podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych, powinny być przechowywane przez cały okres amortyzacji, aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w którym zakończono amortyzację. Oznacza to, że jeśli amortyzacja środka trwałego zakończyła się w 2020 roku, dokumenty powinny być przechowywane do końca 2025 roku. Przechowywanie tych dokumentów jest istotne, ponieważ mogą one być wymagane podczas kontroli podatkowej w celu potwierdzenia prawidłowości dokonanych odpisów amortyzacyjnych.
Przechowywanie dokumentów przez płatników i inkasentów
Płatnicy i inkasenci są zobowiązani do przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dotyczy to między innymi dokumentów związanych z poborem podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników, takich jak PIT-11 czy PIT-4R. Przechowywanie tych dokumentów przez wymagany okres jest istotne. Mogą one być potrzebne w przypadku kontroli podatkowej lub w celu udokumentowania prawidłowości poboru i odprowadzenia podatku.
Przechowywanie dokumentów podatkowych w formie elektronicznej
Przepisy prawa dopuszczają przechowywanie dokumentów podatkowych w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności, integralności oraz czytelności. Oznacza to, że dokumenty takie jak faktury czy deklaracje mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Wystarczy, że spełnione są odpowiednie warunki techniczne i organizacyjne. Warto jednak pamiętać, że w przypadku przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, konieczne jest zapewnienie ich dostępności. Dostępność ta przez cały wymagany okres przechowywania.
Konsekwencje nieprzestrzegania obowiązków archiwizacyjnych
Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentów podatkowych może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak sankcje finansowe czy odpowiedzialność karna skarbowa. Brak dokumentacji może również utrudnić obronę interesów podatnika w przypadku kontroli podatkowej. Dlatego ważne jest, aby zapewnić odpowiednie przechowywanie dokumentów przez wymagany okres oraz dbać o ich bezpieczeństwo i integralność.
Usługi archiwizacyjne jako wsparcie dla przedsiębiorców
W celu zapewnienia prawidłowego przechowywania dokumentów podatkowych, warto skorzystać z usług profesjonalnych firm archiwizacyjnych. Oferują one kompleksowe rozwiązania w zakresie przechowywania dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na prowadzeniu działalności, mając pewność, że ich dokumentacja jest przechowywana zgodnie z obowiązującymi przepisami.