Porównanie różnych metod archiwizacji
Jakie są zalety i wady tradycyjnych metod archiwizacji papierowej w porównaniu do nowoczesnych rozwiązań cyfrowych? W wielu przedsiębiorstwach niezbędna jest archiwizacja dokumentów. Aktualnie coraz częściej przybiera formę cyfrową. Wykonuje się ją z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania. Warto jednak poznać różne metody archiwizacji danych w celu wybrania najkorzystniejszego rozwiązania.
Archiwizacja dokumentów na 3 sposoby – którą wybrać?
Jeszcze kilka lat temu dostępne było wyłącznie papierowe przechowywanie dokumentów. Dane umieszczane były w szafach aktowych w odpowiednio opisanych teczkach i segregatorach. Jest to metoda nadal wykorzystywana w firmach ceniących tradycyjne podejście. Jest prosta, ale również ma mnóstwo wad. Trzeba przede wszystkim utrzymać powierzchnię przeznaczoną pod archiwum. Nie jest to tanie, a warto też wspomnieć, że wyszukiwanie dokumentów zajmuje bardzo dużo czasu, istnieje ryzyko ich zgubienia lub zniszczenia.
Alternatywą, która cieszy się bardzo dużą popularnością, jest cyfrowa archiwizacja dokumentów. Elektroniczna dokumentacja w postaci plików przechowywana jest na zewnętrznych nośnikach pamięci (twardych dyskach), w zasobach firmowych serwerów, a także w chmurze danych. Jest to rozwiązanie uważane za najkorzystniejsze, a takie usługi archiwizacyjne świadczy niemal każda firma zajmująca się zarządzaniem dokumentami. Gwarantuje wysoki poziom ochrony danych, łatwy do nich dostęp, a przy tym cyfrowe archiwum jest tanie w utrzymaniu.
Ostatnią opcją, z której można skorzystać, jest tzw. skanowanie na żądanie. Łączy w sobie obie powyższe metody. Wykonuje się skany dokumentów, które w postaci cyfrowej trafiają na dysk twardy, przy czym pozostają jednocześnie w papierowa wersji, która jest przechowywana w archiwum stacjonarnym.
Archiwizacja dokumentów w nowoczesnym wydaniu
Każdej firmie powinno zależeć na maksymalnym bezpieczeństwie przechowywania danych. Zarówno w wersji tradycyjnej, jak i nowoczesnej archiwizacja dokumentów księgowych wiąże się z ryzykiem. Może dojść do fizycznej kradzieży dokumentów lub wycieku danych. Nowoczesne oprogramowania archiwizacyjne pozwalają na szyfrowanie danych, a w związku z tym dostęp do nich jest kontrolowany. To gwarantuje znacznie większe bezpieczeństwo.
Nowoczesna archiwizacja Wrocław jest najskuteczniejsza
Dostępne aktualnie nowoczesne narzędzia do tworzenia archiwów, z których korzystają wiodące firmy archiwizacyjne Wrocław zwiększają poziom bezpieczeństwa ochrony danych. W związku z tym można łatwo dopasować usługę do potrzeb przedsiębiorstwa.