Co jest powodem archiwizowania dokumentów przez firmy?
Archiwizacja dokumentów to obowiązek każdej firmy. Wynika to z przepisów prawa. Warto znać zasady, jakich należy przestrzegać.
Dlaczego przechowywanie dokumentów jest wymagane?
W ramach obowiązującej ustawy, każda firma ma obowiązek przechowywać dokumentację. Dokumenty można podzielić na:
- archiwalne – przechowywanie wieczyste (księgi wieczyste, akty sądowe);
- niearchiwalne – przechowywanie przez z góry określony czas, po upływie którego należy je zniszczyć (dokumenty księgowe, podatkowe, kadrowe, dokumenty ZUS).
Jakich konsekwencji musi spodziewać się firma, która nie archiwizuje dokumentów?
Sankcje są uzależnione od rodzaju i wartości dokumentacji. Firma może spodziewać się grzywny, kary skarbowej, procesu cywilnego oraz konsekwencji karnych. W celu ich uniknięcia, w firmie powinna obowiązywać profesjonalna archiwizacja Wrocław. Jeżeli w siedzibie przedsiębiorstwa nie ma na to miejsca, można skorzystać z usług zewnętrznych oferowanych przez firmy archiwizacyjne Wrocław. Zajmują się one obrotem dokumentacją, ich niszczeniem oraz przechowywaniem w odpowiednich warunkach.
Przez jaki czas wymagana jest archiwizacja dokumentów firmowych?
Obowiązkiem każdej firmy jest archiwizacja dokumentów księgowych, podatkowych, kadrowych i związanych z ZUS. W związku z tym np. dokumenty księgowe i podatkowe należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia danego roku kalendarzowego. Dotyczy to przede wszystkim ksiąg podatkowych, ewidencji przychodów, rejestrów VAT, faktur, ewidencji środków trwałych, wyposażenia, kilometrówek, dokumentów inwentaryzacyjnych.
Długiego przechowywania wymagają dokumenty kadrowe, ponieważ stanowią podstawę do obliczania świadczeń emerytalnych pracowników. Okres archiwizacji wynosi 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. Przechowywać należy karty ewidencji czasu pracy, imienne listy płac, akta osobowe.
Dokumenty pochodzące z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych należy przechowywać przez 5 lat, ponieważ są to m.in. kopie deklaracji rozliczeniowych i raportów miesięcznych.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów
Dobrym pomysłem dla przedsiębiorcy jest skorzystanie z usług zewnętrznych firm. Oferują one profesjonalną archiwizację, niszczenie dokumentów, przechowywanie dokumentów, skanowanie dokumentów, relokację i transport dokumentów. Wszystkie działania, jakie podejmują firmy archiwizacyjne podejmowane są zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.