Problematyczna samodzielna archiwizacja dokumentów
Archiwizacja dokumentów jest bardzo istotnym elementem zarządzania firmą. Wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne przechowywanie dokumentów. Wydaje się im bowiem, że to rozwiązanie proste do wdrożenia oraz bardziej ekonomiczne. W rzeczywistości jednak samodzielna archiwizacja dokumentów okazuje się często nie lada wyzwaniem Niesie ze sobą bowiem szereg problemów i potencjalnych zagrożeń.
Brak spójnego systemu organizacji
Brak uporządkowanego systemu przechowywania dokumentów jest jednym z głównych problemów samodzielnej archiwizacji. Wiele podmiotów przechowuje dokumenty w losowych miejscach. Znajdują się na półkach, w segregatorach, na dyskach twardych komputerów lub w chmurze. Często bez jednolitej klasyfikacji i odpowiedniego katalogowania. Taki chaos prowadzi do trudności w szybkim odnajdywaniu potrzebnych informacji. W przypadku kontroli podatkowej taka archiwizacja dokumentów księgowych skutkuje niejednokrotnie poważnymi problemami.
Ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów
Przechowywanie dokumentów w nieodpowiedni sposób zwiększa ryzyko ich uszkodzenia. W skrajnych przypadkach nawet utraty. Papierowe dokumenty są podatne na zniszczenia wynikające z wilgoci, pożaru, czy przypadkowego zgniecenia. Natomiast dane cyfrowe mogą zostać utracone w wyniku awarii sprzętu, ataku hakerskiego lub błędu użytkownika. Problemem jest również brak regularnych kopii zapasowych. Dlatego samodzielna archiwizacja staje się ryzykowna.
Zgodność z przepisami prawnymi
Dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej podlegają regulacjom prawnym. Chodzi głównie o czas przechowywania czy ochronę danych osobowych. Archiwizacja dokumentacji medycznej dotyczy także danych wrażliwych, które należy szczególnie chronić. Właściciele firm muszą przestrzegać przepisów dotyczących RODO oraz prawa podatkowego. Obowiązują ich również normy związane z przechowywaniem dokumentów kadrowych. Nieprawidłowe archiwizowanie dokumentów może prowadzić do kar finansowych.
Czasochłonna samodzielna archiwizacja dokumentów
Na pierwszy rzut oka samodzielna archiwizacja wydaje się tańszą alternatywą. W rzeczywistości generuje jednak ukryte koszty. Pracownicy poświęcają czas na katalogowanie i zabezpieczanie dokumentów. W tym czasie powinni się jednak zajmować bieżącymi zadaniami firmy. Pojawia się także konieczność inwestowania w odpowiednie oprogramowanie do katalogowania. Niezbędne może być nawet wynajęcie dodatkowej przestrzeni do przechowywania dokumentów.
Alternatywy dla samodzielnej archiwizacji
Coraz więcej firm decyduje się na profesjonalne usługi archiwizacyjne. Outsourcing tego procesu pozwala na zachowanie pełnej zgodności z przepisami. Zapewnia przy tym bezpieczeństwo danych oraz oszczędza cenne zasoby. Firmy specjalizujące się w archiwizacji oferują kompleksowe rozwiązania. Są to między innymi cyfrowe repozytoria, automatyczne systemy klasyfikacji oraz zaawansowane metody zabezpieczeń. Zarządzanie dokumentacją jest zatem o wiele bardziej efektywne.