Archiwizacja dokumentów księgowych. Bądź bezpieczny o archiwum swojej firmy
Dokumenty księgowe wymagają właściwego przechowywania i ochrony przed uszkodzeniami. Bezsprzecznie nieodpowiednia forma archiwizacji może narazić przedsiębiorcę na poważne konsekwencje w postaci m.in. wycieku danych lub kar od Urzędu Skarbowego za brak stosownych umów. W związku z tym archiwizację warto zlecić specjalistom, którzy mają wypracowane standardy ochrony dokumentów firmowych.
Jakie dokumenty księgowe podlegają obowiązkowej archiwizacji?
W każdej firmie niezbędne jest przechowywanie dokumentów transakcyjnych, duplikatów i korekt. Wszystkie związane z procedurą podatkową powinny być ściśle chronione, ponieważ Urząd Skarbowy może się o nie upomnieć w każdej chwili. Niezbędne jest gromadzenie ksiąg podatkowych, dowodów księgowych, rejestrów VAT, ewidencji, sprawozdań finansowych i dokumentów inwestycyjnych.
Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych wymaga wygospodarowania odpowiedniego miejsca, w którym działania można przeprowadzić bezpiecznie, bez dostępu nieupoważnionych osób. Dokumenty należy gromadzić w pudłach, kartonach, segregatorach, w których są zabezpieczone przed uszkodzeniem.
Profesjonalna archiwizacja gwarantuje brak bałaganu w dokumentacji, dlatego też zapewnia bezproblemową kontrolę ze strony Urzędu Skarbowego.
Archiwizacja dokumentów księgowych – obowiązujące zasady
Dokumenty należy przechowywać w odpowiednim porządku chronologicznym, w podziale na miesiące, projekty czy inne wyznaczniki. Od zakończenia roku obrotowego dokumentacja powinna być archiwizowana przez co najmniej 5 lat. Jeżeli dotyczy zatrudnienia osób lub ich wynagrodzenia, obowiązek ten jest wydłużony do 50 lat. Pokazuje to, jak ważna jest profesjonalna archiwizacja dokumentów Wrocław.
Archiwizacja dokumentów księgowych przez zewnętrzną firmę. Dlaczego się opłaca?
Firmy archiwizacyjne Wrocław mają wiedzę i doświadczenie pozwalające na skuteczną ochronę dokumentów, w rezultacie czego masz pewność zachowania najwyższych standardów i dobrych praktyk. Dokumenty znajdują się w obiektach z całodobowym monitoringiem, ochroną cyfrową i fizyczną. Gromadzone są w pomieszczeniach, gdzie jest odpowiedni poziom wilgotności i właściwa temperatura. Nie ulegają łatwej degradacji.